Política de Privacidad

INTRODUCCIÓN

GRUPO TOTAL 2020 SAS, una sociedad legalmente constituida con NIT No. 901.324.931-1 y domicilio en la Carrera 11 # 18-89, Locales 1, 2 y 3, Valledupar, Colombia, pone a disposición de sus clientes, colaboradores, contratistas, proveedores, empleados y todas las personas que faciliten sus datos personales, el presente documento. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, esta política tiene como objetivo informar sobre el manejo y finalidad del tratamiento de los datos personales recolectados, los derechos de los titulares, los procedimientos para consultas y reclamos, así como otros aspectos relevantes.

Responsable del Tratamiento de Datos Personales:

• Nombre: GRUPO TOTAL 2020 SAS
• NIT: 901.324.931-1
• Domicilio: Valledupar, Cesar
• Dirección: Carrera 11 # 18-89, Locales 1, 2 y 3, Barrio Centro
• Teléfono: (5) 5858287
• Correo Electrónico: habeasdata@totalherramientas.com
• Página Web: www.totalherramientas.com

GLOSARIO

Para una comprensión clara de esta política y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se presentan las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Información vinculada o asociada a una persona natural identificada o identificable.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Operaciones sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Aviso de Privacidad: Comunicación dirigida al titular de los datos personales para informarle sobre la existencia de políticas de tratamiento de la información, cómo acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.
• Dato Público: Información que no es semiprivada, privada o sensible, como estado civil, profesión, o calidad de comerciante o servidor público.
• Datos Sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.
• Transferencia: Envío de datos personales a un receptor, dentro o fuera del país, que a su vez es responsable del tratamiento.
• Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para realizar un tratamiento por cuenta del responsable.
• Grabación: Acción de recoger o registrar imágenes, sonidos o datos mediante aparatos como grabadores o cámaras, para su posterior reproducción.
• Grabaciones de Video: Registro y procesamiento de secuencias de imágenes en movimiento por medios electrónicos digitales o analógicos.
• Huella Dactilar: Impresión visible generada por el contacto de las crestas papilares de un dedo sobre una superficie.
• Huella Digital: Recolección digitalizada de la huella dactilar.

 

CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. OBJETO
Este manual tiene como propósito cumplir con la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y circulares emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Su objetivo es desarrollar el derecho constitucional de las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se ha recopilado sobre ellas en bases de datos o archivos, así como proteger sus derechos, libertades y garantías constitucionales. Además, regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales que realiza GRUPO TOTAL 2020 SAS, asegurando la protección de los derechos constitucionales establecidos en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.

En consecuencia, GRUPO TOTAL 2020 SAS realizará la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y cualquier otra forma de administración de los datos personales.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este manual se aplica al tratamiento de datos personales que realice GRUPO TOTAL 2020 SAS en el desarrollo de su objeto social. Su contenido será comunicado a los titulares de los datos personales, detallando las políticas de tratamiento de datos que maneja la organización.

ARTÍCULO 3. LEGISLACIÓN APLICABLE
Este manual se rige por las disposiciones constitucionales relacionadas con la protección de datos personales, contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Bajo este marco, GRUPO TOTAL 2020 SAS establece su Política de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales, regulando la recolección, almacenamiento, tratamiento y administración de los datos, y los protocolos de seguridad para su protección. También regula los procedimientos para atender consultas y reclamos de los titulares de datos personales.

ARTÍCULO 4. PRINCIPIOS
En la aplicación, interpretación y ejecución de este manual, se integrarán de manera coherente los principios establecidos en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Estos principios serán respetados por GRUPO TOTAL 2020 SAS en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO II: AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

ARTÍCULO 5. AUTORIZACIÓN
GRUPO TOTAL 2020 SAS ha implementado procedimientos para obtener la autorización de los titulares de datos personales para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de sus datos, en cumplimiento del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013. Se dispondrán mecanismos para obtener dicha autorización, ya sea de manera escrita, oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir que otorgó su consentimiento.

PARÁGRAFO PRIMERO:
GRUPO TOTAL 2020 SAS proporcionará un formato físico de autorización para el tratamiento de datos personales, incluido en el Anexo 1 de este documento. Además, las políticas de tratamiento de datos personales estarán disponibles en la página web de la empresa para su consulta. La continuación de la relación con la empresa se considerará como una conducta inequívoca de aceptación de estas políticas y de la autorización para el tratamiento de los datos personales.

PARÁGRAFO SEGUNDO. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN
La autorización del titular estará vigente desde el momento en que se otorga o se presume su aceptación y durante el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento, conforme a las disposiciones legales aplicables. Una vez cumplidas las finalidades, GRUPO TOTAL 2020 SAS procederá a la supresión de los datos personales, a menos que se requiera conservarlos por obligación legal o contractual, según el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013. La autorización también valida el tratamiento previo de datos realizado por la empresa.

ARTÍCULO 6. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN
De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requerirá autorización del titular en los siguientes casos:
(i) Información solicitada por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
(ii) Datos de naturaleza pública.
(iii) Situaciones de urgencia médica o sanitaria.
(iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
(v) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN DE DATOS SENSIBLES
El tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo en las excepciones especificadas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Si GRUPO TOTAL 2020 SAS requiere la recolección y tratamiento de datos sensibles, informará al titular sobre la naturaleza de estos datos, la finalidad de su solicitud y el derecho del titular a no proporcionarlos.

PARÁGRAFO. AUTORIZACIÓN DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En cumplimiento del Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, GRUPO TOTAL 2020 SAS asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. El tratamiento de datos personales de menores solo se realizará cuando los datos sean de naturaleza pública y cumplan con los requisitos del artículo 12 del Decreto 1377 de 2013:

1. Respetar y responder al interés superior del menor.
2. Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Tener en cuenta, en la medida de lo posible, la opinión del menor, basada en su madurez, autonomía y capacidad para entender el tratamiento de sus datos personales.
   La autorización será otorgada por el representante legal del menor, después de considerar la opinión del menor, evaluada según su madurez y capacidad para comprender el asunto. GRUPO TOTAL 2020 SAS garantizará el uso adecuado de los datos, aplicando los principios y obligaciones de la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
GRUPO TOTAL 2020 SAS ha preparado un documento para que el titular de los datos personales otorgue su autorización, que será presentado antes de iniciar el tratamiento de los datos. La autorización podrá constar en un formato físico, electrónico o cualquier otro medio que permita su consulta posterior. El formato de autorización está disponible en el Anexo 1 de este documento y puede obtenerse mediante otros medios, como cotizaciones, facturas de venta, actividades de mercadeo, eventos, registros de propietarios, órdenes de servicio, medios digitales y correos electrónicos.

 

Este documento describe las políticas de tratamiento de datos personales de GRUPO TOTAL 2020 SAS, en conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios en Colombia. A continuación, se presenta un resumen de los puntos clave de cada sección:

1. Autorización para Recolección de Datos Biométricos

• GRUPO TOTAL 2020 SAS realiza grabaciones continuas de video en sus instalaciones para motivos de seguridad, informando a los titulares a través de avisos visibles.
• Se entiende que los titulares aceptan las políticas de privacidad al continuar sus relaciones con la empresa, otorgando autorización implícita para la recolección y tratamiento de sus datos personales.

2. Prueba de la Autorización

• La empresa conservará la prueba de la autorización del tratamiento de datos emitida por los titulares para futuras consultas, adoptando medidas necesarias para registrar cuándo y cómo fueron obtenidas estas autorizaciones.

3. Aviso de Privacidad

• Es un documento que informa a los titulares sobre las políticas de tratamiento de la información y los medios para acceder a ellas. Incluye los datos de contacto, el tipo de tratamiento y las finalidades de los datos personales, así como los derechos de los titulares.

4. Finalidad de la Recolección y Tratamiento de Datos

• Clientes: Enviar información comercial, gestionar servicios, efectuar análisis comerciales, atender requerimientos legales y otras gestiones administrativas.
• Proveedores y Otros: Enviar información sobre servicios y productos, formalizar contratos, realizar gestiones administrativas y atender obligaciones legales.
• Empleados: Gestionar procesos de selección, administración de datos laborales y familiares, control de horario, evaluaciones de desempeño, y otras gestiones relacionadas con la relación laboral.

5. Derechos de los Titulares

• Los titulares tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización, revocar la autorización, presentar quejas y acceder a sus datos personales. Estos derechos pueden ser ejercidos por el titular o sus representantes.

6. Deberes de GRUPO TOTAL 2020 SAS

• La empresa se compromete a garantizar el pleno ejercicio de los derechos de los titulares, conservar la autorización del tratamiento de datos, informar sobre el uso de los datos, garantizar la seguridad de la información, y cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias.

7. Procedimientos

• Derecho de Acceso: Los titulares tienen derecho a acceder gratuitamente a sus datos personales al menos una vez al mes o cuando haya cambios sustanciales en las políticas.
• Consultas y Reclamos: Los titulares pueden ejercer sus derechos mediante consultas o reclamos, que deben contener la información mínima requerida. La empresa tiene plazos específicos para responder a estas solicitudes.

Estas políticas aseguran la protección de los datos personales de los clientes, proveedores y empleados, en cumplimiento con las normas de protección de datos personales en Colombia.

 

Este texto proporciona un detalle extenso sobre el manejo de datos personales por parte de GRUPO TOTAL 2020 SAS, abordando procedimientos y derechos relacionados con la rectificación, actualización, supresión y revocatoria de datos personales, así como las medidas de seguridad implementadas para proteger estos datos.

Puntos clave del contenido:

1. Procedimiento de Acceso, Rectificación, Actualización y Supresión:
• Los titulares de datos personales pueden solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos sin costo, una vez al mes o cuando haya cambios significativos en las políticas de tratamiento.
• La solicitud debe incluir la identificación del titular, la dirección para notificación, documentos que acrediten la identidad, y una descripción clara de los datos a modificar.
• Respuesta en un plazo máximo de 15 días hábiles. Consultas adicionales pueden incurrir en costos según el Decreto 1377 de 2013.
2. Derecho a la Supresión de Datos:
• Los titulares pueden solicitar la eliminación de sus datos cuando no se traten conforme a la ley, ya no sean necesarios o se haya superado el período de su finalidad.
• La eliminación puede ser negada si los datos son necesarios para intereses jurídicos, obligaciones legales o si afectan procesos judiciales o administrativos.
3. Revocatoria de Autorización:
• Los titulares pueden revocar la autorización para el tratamiento de sus datos en cualquier momento, parcial o totalmente, siempre que no esté impedido por la ley.
4. Medidas de Seguridad:
• Implementación de medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra accesos no autorizados o fraudulentos.
• Protocolos de seguridad obligatorios para el personal con acceso a los datos.
• Acceso restringido a las bases de datos según las funciones de los empleados, con cláusulas de confidencialidad en los contratos laborales.
5. Recepción de Solicitudes y Protección de Datos:
• El departamento de Calidad de GRUPO TOTAL 2020 SAS es el designado para gestionar las solicitudes de acceso, rectificación, actualización, supresión y revocatoria.
• Se proporcionan medios de contacto como un correo electrónico y medios físicos en sus instalaciones para la recepción de solicitudes.
6. Responsable del Tratamiento:
• GRUPO TOTAL 2020 SAS actúa como el responsable y encargado del tratamiento de sus bases de datos, sin delegar estas funciones a terceros.
7. Vigencia:
• El manual entra en vigor el 1 de septiembre de 2024 y tendrá una vigencia indefinida.

Este documento está alineado con la Ley 1581 de 2012 y establece un marco claro para la gestión de datos personales, asegurando la protección y derechos de los titulares.